Název projektu:Vzdělávání v eGon Centru Žamberk
Registrační číslo projektu:CZ.1.04/4.1.00/40.00090
Název kurzu:Základy SSD IS GINIS

Základy SSD IS GINIS

Obsah

  1. Vymezení základních pojmů
  2. Podání cizího dokumentu
  3. Načtení datové schránky (DS) a její zpracování
  4. Podání vlastního dokumentu
  5. Vytvoření spisu
  6. Vložení dokumentu do již existujícího spisu
  7. Nové podání vyřizujícího dokumentu
  8. Odeslání dokumentu poštou
  9. Vypravení zásilek - pošta
  10. Odeslání datovou schránkou (DS)
  11. Elektronický podpis, časové razítko
  12. Vypravení zásilek do ISDS

1. Vymezení základních pojmů

Číslo jednací (ČJ)

Číslo jednací je evidenční údaj dokumentu, zaevidovaného v podacím deníku. Vzhled čísla jednacího a pořadí položek (zkratka původce, pořadové číslo, čtyřmístný rok a případně další údaje) je konfigurovatelný podle spisového řádu původce. Pod stejné ČJ nelze zaevidovat jiný dokument, kromě vyřizujícího dokumentu. Dokumenty vložené do spisu si zachovávají své ČJ.

Dokument může být:

Dokument

Podle zákona 499/2004 Sb. každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové nebo digitální. Dokument je z hlediska evidence dále nedělitelný (jednotlivina). Dokument může obsahovat více stran či listů a může zahrnovat také jednu nebo více příloh. Každý dokument je při svém vzniku (podání) jednoznačně identifikován pomocí PID. Jedním ze základních evidenčních údajů každého dokumentu je datum a čas podání, který je v systému jednoznačně a nezměnitelně zaznamenán.

Z pohledu vzniku dokumentu:

Z pohledu evidence a podacího deníku:

Z pohledu spisu (věci):

Z pohledu formy dokumentu:

Spis

Spis spojuje dokumenty v téže věci. Spis je vždy evidován pod spisovou značkou. Spis zahrnuje iniciační dokument a další dokumenty doručené nebo vlastní k téže věci. Součástí spisu je soupis všech vložených dokumentů. Ve spisu mohou být vloženy evidované i neevidované dokumenty (s ČJ i bez ČJ). Spis představuje fyzickou vazbu mezi dokumenty, při manipulaci se spisem (předání, uložení atp.) dojde ke shodné manipulaci (předání, uložení atp.) se všemi vloženými dokumenty.

Spisová značka (SpZn)

Spisová značka je evidenční údaj spisu. Vzhled spisové značky a pořadí položek (např. zkratka původce, pořadové číslo, čtyřmístný rok, skartační znak atp.) je konfigurovatelný pro každou řadu spisových značek zvlášť podle spisového řádu původce. Pořadové číslo obsažené ve spisové značce spisu může být ze samostatné číselné řady pro každý rok (začíná 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince) nebo může být totožné s pořadovým číslem obsaženým v čísle jednacím iniciačního dokumentu tohoto spisu.

2. Podání cizího dokumentu

Klikněte na ikonu Nové podání cizího dokumentu.

Zobrazí se okno "Zadejte identifikátor dokumentu". Vygenerujte identifikátor pomocí tlačítka GENEROVAT.

Poté se otevře samotné okno pro dokument.

Lze vyplňovat pouze pole v editačním módu (bíle prosvícená pole na evidenční kartě).

3. Načtení datové schránky (DS) a její zpracování

V menu PODATELNA klikněte na "NEZPRACOVANÁ EL. PODÁNÍ" a pak na tlačítko "NAČÍST SCHRÁNKU".

Na načtenou zprávu klikněte pravým tlačítkem a v menu vyberte volbu "PODÁNÍ DO SSL - ZJEDNODUŠENÉ".

Můžeme zobrazit průvodku (SSD sestava k tisku) tak i "Zobrazit zprávu" původní Info z ISDS formát ZFO.

Kontrolujeme otevřením příloh jejich čitelnost, pokud je vše v pořádku pokračujeme dalším krokem a to tlačítko vpravo dole PODÁNÍ.
V opačném případě zvolíme jedno z tlačítek odmítnutí přijetí zprávy (Zavirováno, Chybí el. Podpis, chybí čas razítko, Nestandardní, Nečitelné).

Při podání vyplníme kartu viz níže a to cíl : Referent ,předat zatržítko, OK podáme.

Přidělené číslo jednací je nám oznámeno.

Dokončíme průvodce podání se zaškrtnutím.

Zobrazí se nám detail karty - podání z ISDS.

4. Podání vlastního dokumentu

Klikněte na ikonu Podání vlastního dokumentu.

Zobrazí se okno "Zadejte identifikátor dokumentu". Vygenerujte identifikátor pomocí tlačítka GENEROVAT.

Poté se zobrazí evidenční karta nově podávaného dokumentu. Nyní je nutno vyplnit informace o zasílaném dokumentu.

Lze vyplňovat pouze pole v editačním módu (bíle prosvícená pole na evidenční kartě).

5. Vytvoření spisu

Při otevření karty vlastního nebo cizího dokumentu můžete využít tlačítko VYTVOŘIT SPIS. Součástí nového spisu bude dokument, ze kterého spis budete vytvářet.

Spis k dokumentu byl vytvořen. Přepnout se na něj můžete tlačítkem SPIS, které je nyní aktivní.

6. Vložení dokumentu do již existujícího spisu

Vložení lze provést dvěma způsoby:

A. Na dokumentu

Na kartě vlastního nebo cizího dokumentu použijte tlačítko VLOŽIT DO SPISU.

Otevře se nové okno k vyhledání spisu, do kterého dokument chceme vložit.

  1. Je možnost hledat spis podle názvu ve VĚCI.

    Kliknutím levým tlačítkem myši na naleznutý spis se dokument vloží do spisu.
  2. Nebo pokud známe identifikátor spisu, přepneme se tlačítkem HLEDÁNÍ DLE ID do nového okna, kde zadáme spisovou značku a potvrdíme OK.



    Potvrzením tlačítka OK se dokument vloží do spisu.

B. Na spisu - s již vytvořeným dokumentem ke vložení

Nalezneme spis, do kterého chceme vkládat dokument. Na kartě spisu se přepneme na záložku SBĚRNÝ ARCH SPISU.

Na záložce Sběrný arch spisu použijeme tlačítko VLOŽIT.

Otevře se nové okno pro vyhledání identifikátoru dokumentu, který chceme do spisu vložit.

Potvrzením tlačítka OK se požadovaný dokument vloží do spisu. Dokument se zařadí do záložky SBĚRNÝ ARCH SPISU.

C. Na spisu - dokument, který budeme vkládat, ještě není vytvořen

Nalezneme spis, do kterého chceme vkládat dokument. Na kartě spisu v nástrojovém pruhu použijeme ikony NOVÉ PODÁNÍ VLASTNÍHO DOKUMENTU S NÁSLEDNÝM VLOŽENÍM DO SPISU nebo NOVÉ PODÁNÍ CIZÍHO DOKUMENTU S NÁSLEDNÝM VLOŽENÍM DO SPISU.

7. Nové podání vyřizujícího dokumentu

Vyřízení dokumentu pod stejným ČJ (párování), nevzniká spis. Nemusí vždy vznikat spis, můžeme pouze 1x odpovědět, můžeme navázat na "žádost" naši "odpověď" Pouze jediná odpověď dostává stejné ČJ jako příchozí dotaz.

Navázání se provádí z detailu iniciačního dokumentu, pomocí ikony nástrojové lišty.

8. Odeslání dokumentu poštou

Po uložení zadaných údajů (tlačítko OK), zadáme pomocí ODESLÁNÍ adresu.

Otevře se detail okna pro odeslání, kde zvolíme kartotéku, dotč. subjekt nebo skupiny k vyhledání subjektu.

Kliknutím na tlačítko DOTČ. SUBJ., rozdělovník se předplní dotčenými subjekty, které byly zadány u tohoto dokumentu nebo u spisu, ve kterém je dokument vložen a do rozdělovníku se také přenese odesílatel iniciačního dokumentu (pokud je odesílaný dokument vložen ve spisu společně s příslušným iniciačním dokumentem). Jestliže kliknete na tlačítko SKUPINY, rozdělovník se předplní subjekty vybrané skupiny. Použitím tlačítka KARTOTÉKA se otevře okno pro samostatný výběr adres.

Výběr adresy

V kartotéce následně v horních editačních políčkách využíváme zápis hodnoty pro hledání dle požadavku na typ pole, příklad obrázek podle názvu začínajícího na "ko" a potvrdíme klávesou ENTER nebo tlačítkem HLEDAT. Pokud se v dolní části neobjeví hledaný subjekt, doporučujeme vyhledání podle jiného kritéria - např. ulice, obec, atd.

V případě, že hledaný subjekt nenaleznete ani po různých kriteriích výběru, je třeba ho zadat - tlačítko NOVÝ. Pozor! Toto tlačítko je přístupné až po alespoň jednom pokusu o vyhledání.

Požadovaný řádek ze seznamu vyhledaných externích subjektů vyberete "dvojklikem" myši na řádek. Vybrané subjekty pro odeslání se nám překopírují do spodní části okna. V případě, že chcete zrušit jeden nebo více řádků vytvořeného seznamu vybraných subjektů, použijte "dvojklik" myši na požadovaný řádek. Tlačítko SMAŽ VŠE použijte pro smazání všech řádků seznamu vybraných subjektů. Kliknutím na tlačítko OK se údaje předplní do okna "Odeslání". Do vytvořeného rozdělovníku je možné i dále podle potřeby přidávat i odebírat adresáty. Kliknutím na tlačítko KARTOTÉKA a opakováním již popsaného postupu přidáte do rozdělovníku dalšího adresáta.

Způsob odeslání

Po potvrzení vybrané adresy se vrátíme do původního okna Odeslání, kde změníme hodnoty v nastavení způsobu odeslání.

Vyberte řádek adresy, eventuálně řádky adres, u kterých budete měnit údaje (označené).

Ve spodní části okna naleznete pole s roletovou nabídkou (Druh zacházení, Způsob odeslání, Druh zásilky a Typ obsahu zásilky), zde provedete výběr.

Další možností, jak provést výběr položek, je kliknout myší na požadovaný údaj přímo v daném řádku.

Odeslání

Tlačítko ODESLAT provede odeslání zobrazených řádků, kde řádek = obálka, do výpravny. Jednotlivé řádky rozdělovníku doposud bílé zešednou - byly odeslány. Výpravna již o těchto obálkách ví, ale ještě musí dojít k fyzickému předání - k opravdovému vypravení na výpravně.

Po odeslání adresa zašedne a přiřadí se k ní ikonka obálky s otazníkem, která značí, že písemnost ještě nebyla vypravena z úřadu.

9. Vypravení zásilek - pošta

Po zaevidování námi odesílaného dokumentu a určení způsobu odeslání, vznikne ve výpravně zásilka pro odeslání.

V ZÁSILKY K VYPRAVENÍ vidíme všechny zásilky (ať už mají být odeslané poštou, doručovací službou nebo prostřednictvím datové schránky apod.), které čekají na vypravení.

Vypravení zásilek poštou

Vyplníme položky PSČ, pošta a stát podle pošty, prostřednictvím které budeme zásilky odesílat.

Po načtení se nám zobrazí seznam zásilek, které mají být odeslány poštou. Označíme zásilky, které budeme chtít vypravit, a dopíšeme informace o váze zásilky a poplatku za zásilku. Stiskneme tlačítko VYPRAVIT.

Potvrdíme, že zásilky chceme opravdu vypravit.

Systém se také dotazuje na tisk podacího archu pro všechny zásilky nebo jen doporučeného typu. Vybíráme doporučené. Pokud máme v seznamu k vypravení i obyčejné, vypraví se, ale nebudou v seznamu listů podacího archu.



Vygeneruje se nám podací arch, který vytiskneme pomocí ikonky TISK.

Po vypravení se jednotlivé výpravy zobrazují ve VÝPRAVNA - PROVEDENÁ VYPRAVENÍ ZÁSILEK.

10. Odeslání datovou schránou (DS)

Dokument musí mít připojený elektronický obraz. Vložení el. obrazu provedete přes tlačítko "e+" - viz šipka (jedná se o datovou zprávu). Poté klikněte na "Odeslání".

U kartotéky externích subjektů vyberte adresáta (ikona trumpetky znamená, že adresát má zřízenou datovou schránku).

V dialogu odeslání přibude adresát s datovou schránkou a předvyplní se prioritní způsob odeslání (DS e-výpravna). Klikněte na tlačítko "Odeslat".

Kontrola správnosti dat mezi ESU a ISDS. Klikněte na tlačítko "Převzít".

Kliknutím na "OK" potvrdíte připojení elektronického obrazu dokumentu k DS.

Dokument byl odeslán uživatelem na výpravnu (ikona obálky s otazníkem).

11. Elektronický podpis, časové razítko

Přímo na detailu dokumentu lze podepsat el. dokument a přidat časové razítko.

V horním menu vybereme &lektronický obraz" - "přidat podpis".

Zobrazí se dotaz, zda chceme rovněž přidat i časové razítko.

A následně, pokud máme na počítači nainstalováno více podpisů, vybereme ten, kterým chceme dokument podepsat.

12. Vypravení zásilek do ISDS

Výpravna odešle připravené zásilky na uživatelem definované adresáty zvoleným způsobem (pošta, DS, kurýr atd.).

U způsobu vypravení datovou schránkou označíte zásilky k vypravení a pomocí tlačítka "Vypravit" odešlete zprávy do DS adresáta.

V následujících oknech potvrďte následující:

ANO - chcete vybrané zásilky vypravit

NE - nepřejete si ověřit informace o adresátovi

Čestné prohlášení
Ano Ne
Po odeslání bude systémem automaticky vygenerována e-mailová zpráva, která bude doručena garantovi vzdělávání v eGON centru.
Na základě této e-mailové zprávy/potvrzení o prostudování kurzu, bude účastník zařazen do databáze a bude mu vystaveno osvědčení o absolvování kurzu, které "garant vzdělávání" odešle elektronicky v pdf podobě na uvedenou e-mailovou adresu.